Moss: Die digitale Finanzlösung
Um sich viel Arbeit, Kosten und Zeit bei der Verwaltung von Unternehmensausgaben und der Buchhaltung zu sparen, ist Moss die perfekte Lösung. Denn zugleich kommt dieses Tool mit sogenannten Firmenkredikarten, die für jeden Mitarbeiter speziell angefertigt und mit einem festgelegten Budget ausgestattet werden können und ihm somit mehr Freiheiten und Verantwortung verleihen. Des Weiteren geschehen alle Transaktionen in Echtzeit und können jederzeit nachverfolgt werden, wodurch man nie wieder den Überblick über sämtliche Zahlungsflüsse in einem KMU verliert. Außerdem kann die Finanzabteilung aufgrund des digitalen Rechnungsmanagements entlastet werden, da jeder Beleg mittels eines Fotos in das Tool geladen werden kann. Noch dazu gestaltet sich der Monatsabschluss weitaus einfacher und alle Buchungsdaten können im DATEV-Format exportiert und an den Steuerberater weitergeleitet werden.
Trello: Task-Management-Tool
Für jedes KMU stellt das Arbeits- und Projektmanagement einen wichtigen Teilbereich dar. Auch hier gibt es ein Tool, nämlich Trello, das viele unterstützende Funktionen dafür mitbringt und förderlich für diese Arbeiten ist:
- Planen
- Zusammenarbeiten
- Organisieren
Trello eignet sich für jede Unternehmensgröße, kann von überall, ebenso im Homeoffice, verwendet werden und wird sowohl von Laptops als auch von mobilen Geräten, lokal oder in der Cloud, unterstützt. Außerdem lassen sich weitere Anbieter wie Slack oder Google Drive einbinden, wodurch sich die Produktivität steigern lässt. Des Weiteren basiert das Tool auf Kanban-Boards, was es ermöglicht, jederzeit die Fortschritte eines Projektes anzuzeigen und nachzuverfolgen.
PureSync: Für einen automatischen Datenabgleich
Ebenso immer wichtiger für KMUs wird eine zuverlässige und schnelle Sicherung und Abgleich von Daten zwischen verschiedenen Rechnern innerhalb eines Unternehmens. Denn nicht nur müssen für Projekte stets die aktuellsten Informationsstände abrufbar sein, da meistens mehrere Mitarbeiter daran arbeiten, sondern zudem muss man auch von überall und jederzeit darauf Zugriff haben. Für einen solchen automatischen Datenabgleich kann PureSync mehr als nützlich und hilfreich sein. Es ist zum einen kostenlos, kann entweder zeitgesteuert oder automatisch eine Synchronisation durchführen und unterstützt Wechselmedien, wie beispielsweise Festplatten, Netzlaufwerke und weitere Geräte. Ein kleiner Nachteil dieses Tools ist jedoch, dass es bisher nur für Windows erhältlich und kompatibel ist.
Mite: Digitale Zeiterfassung
Ein weiteres Tool, welches für die Personalabteilung äußerst nützlich ist, ist Mite. Es erfasst und wertet Arbeitszeiten aus, welche entweder mittels einer Stoppuhr erfasst oder manuell eingetragen werden können. Dadurch sparen sich sowohl wieder die Mitarbeiter selbst als auch die Personalabteilung viel Zeit. Zusätzlich weist das Programm viele Schnittstellen auf, die als Anbindung zu folgenden Funktionen genutzt werden können:
- Zeiterfassung und Projektstatus ist für Kunden transparent
- Einbindung in Projektmanagement-Tools
- Nutzung der Daten in Buchhaltungssoftwares
Mite zeichnet sich vor allem aufgrund der Benutzerfreundlichkeit aus, kann aber allerdings nur online genutzt werden, da es stets eine Internetverbindung benötigt.
Udemy: Online Aus- und Weiterbildungen
Heutzutage wird es immer bedeutsamer, dass Angestellte regelmäßig ihren Wissensstand auffrischen und erweitern, über Neuerungen informiert sind und effizientere Techniken und Arbeitsweisen beherrschen. Um dies zu bewerkstelligen, eignet sich Udemy. Denn diese Plattform bietet online Aus- und Weiterbildungen in den unterschiedlichsten Themenbereichen an. Vom Datenschutz, über Designfähigkeiten bis hin zu Programmiersprachen und vieles mehr, ist auf Udemy alles vertreten und kann für berufliche und persönliche Weiterentwicklungen genutzt werden. Ein großer Vorteil dieses Tools ist, dass Mitarbeiter selbst entscheiden und einteilen können, wann sie die Lektionen erarbeiten möchten, da diese jederzeit online zur Verfügung stehen. Denn bisher hat es sich oftmals als eher schwierig herausgestellt, Weiterbildungen, besonders an einer anderen Location, mit der täglichen Arbeit zu verbinden. Dies hat häufig zu Demotivation als auch zu Stress geführt, was Einfluss auf den Output und das Erfolgsergebnis haben kann.
Fazit zu digitalen Tools für KMUs
Auch im neuen Jahr 2023 wird es zu weiteren technischen Fortschritten und Digitalisierungen kommen, die KMUs vor verschiedene Herausforderungen und Veränderungen stellen werden. Deshalb ist es ratsam, sich als Unternehmen die Vorzüge unterschiedlicher Tools zum Vorteil zu verschaffen. Denn nicht nur bleibt man dadurch als Unternehmen konkurrenzfähig, sondern man kann sich einiges an Zeit, Arbeit und Aufwand einsparen. Ebenso nimmt die Auswahl an den zur Verfügung stehenden Tools kontinuierlich zu und deckt mittlerweile Projektmanagement-Aufgaben, die Verwaltung von Unternehmensausgaben, die Synchronisation und den Abgleich von Daten, digitale Zeiterfassung, online Weiterbildungen und vieles mehr.